5 najlepší softvér pre monitorovanie zamestnancov na použitie

V modernom konkurenčnom podnikateľskom svete čelia všetky organizácie novým výzvam v súvislosti s udržateľnou produktivitou a vytváraním najodhodlanejších pracovných síl. Získanie cieľového výstupu v každej organizácii závisí predovšetkým od konzistentnosti úrovne produktivity zamestnancov.

V dnešnom obchodnom prostredí nemôže žiadna organizácia vykonávať svoju najvyššiu úroveň produktivity, pokiaľ sa každý z jej zamestnancov nezaväzuje zlepšovať organizačnú úroveň produktivity. To znamená, že zamestnanci prispejú k rastu podniku.

Nanešťastie, niektorí majitelia podnikov majú tendenciu zlyhávať pri monitorovaní dennej produktivity svojich zamestnancov a výsledkom je skutočnosť, že ich pracovný výkon bude škodlivý pre rast podniku a táto vec sa nedá odhaliť a kontrolovať.

Takáto vec by zničila schopnosť podniku dosiahnuť svoje ciele. Ale vďaka technológiám a softvérovým nástrojom pre monitorovanie produktivity zamestnancov organizácie nemusia čakať na príliš dlhé trvanie programov hodnotenia výkonnosti zamestnancov, aby vedeli, ako to robia v práci.

Hlavné dôvody používania softvéru na monitorovanie zamestnancov

E-maily sú primárnym zdrojom narušenia údajov pre spoločnosti, pretože zamestnanci si musia vymieňať informácie prostredníctvom obchodnej korešpondencie, preto je nevyhnutné zabezpečiť a sledovať údaje, keď sa od vás vyžaduje dodržiavanie zákonov HIPAA, požiadaviek GRAMA a nariadení spoločnosti FINRA.

Na trhu sú k dispozícii niektoré jednoduché riešenia e-mailového sledovania, ktoré vám pomôžu monitorovať e-maily zamestnancov, aby sa zabezpečilo, že kritické údaje nebudú ani zámerne, ani neúmyselne zdieľané. Programy monitorovania zamestnancov zahŕňajú schopnosti monitorovania e-mailu a ďalšie nástroje na monitorovanie iných činností zamestnancov počas ich práce.

Ďalším centrálnym aspektom softvéru na monitorovanie zamestnancov je schopnosť kontrolovať ich činnosť pri používaní zariadení spoločnosti, ako sú napríklad notebooky a desktopy. Takéto riešenia vám umožnia zistiť, ktoré webové stránky sú prístupné vašim zamestnancom, ktorí sú zamestnancami, ktorí zvyčajne sťahujú súbory a pri pripojení alebo odstránení diskov USB.

Tieto nástroje vám tiež umožnia upozorniť vás, keď sa vyhľadávajú konkrétne kľúčové slová, ktoré vyžadujú obavy zo strany vašej spoločnosti a medzi ktoré patrí vyhľadávanie zamestnania, vyhľadávanie pornografie alebo vyhľadávanie súvisiace s konkurenčnými kontaktmi.

Najlepšie nástroje na monitorovanie pracoviska vám poskytnú administratívnu kontrolu, ktorá vám umožní zablokovať takéto aktivity a obmedziť prístup k nevhodným alebo nezabezpečeným webovým stránkam. Môžete úspešne používať nástroje na monitorovanie práce vášho zamestnanca, aby ste zistili, čo je zamestnanec v týchto dňoch.

Čo by ste mali vziať do úvahy z právneho a technického hľadiska?

Monitorovanie e-mailov zamestnancov sa môže zdať ako porušenie súkromia zamestnancov, ale Najvyšší súd USA v roku 2010 rozhodol, že je legálne, aby organizácie a spoločnosti monitorovali činnosť zamestnancov, kým sú v práci a počas používania podniku. "zariadenia." To zahŕňa pagery, notebooky, USB disky a mobilné zariadenia. Programy na monitorovanie kľúčových denníkov a na zaznamenávanie hesiel je možné použiť aj v prípade, že sa vyskytujú nejaké etické spory týkajúce sa predmetu ich použitia.

Je dôležité si uvedomiť, že federálna vláda nekladie obmedzenia na monitorovanie internetu zamestnancov. Na druhej strane, niektoré štáty majú prvú ochranu.

Stále viac štátov v súčasnosti vyžaduje od zamestnancov, aby informovali svojich pracovníkov v prípade, že ich spoločnosť monitoruje online aktivitu zamestnancov, a to vrátane úderov a e-mailov. Takéto oznámenia môžu byť zverejnené v príručke pre zamestnancov alebo ako pripomienka e-mailom.

Stealth mód vs. transparentný režim

Keď zamestnávatelia používajú takéto monitorovacie nástroje, môžu si vybrať možnosť použitia stealth alebo transparentného režimu.

Stealth režim je tiež známy ako tichý režim, a to znamená, že zamestnanci nemôžu vidieť skutočnosť, že sú sledovaní. Kvalitné monitorovacie nástroje budú zamestnancami nevidené a nezistené.

Transparentný spôsob dohľadu umožní vašim zamestnancom vidieť program dohľadu na svojich systémoch. Takýto softvér vyžaduje inštaláciu na každom jednotlivom počítači vrátane administratívneho portálu. To nebude tak jednoduché, ako stealth režim, pretože admini budú musieť kontrolovať každý jeden report z každého systému, aby videli, ako zamestnanci robia.

Ako fungujú monitorovacie nástroje?

Nástroje na sledovanie zamestnancov musia byť nainštalované na viacerých systémoch vrátane centrálnej stanice pre prípad, že by ich používatelia chceli odhaliť. Aby tento typ nástroja fungoval správne, musíte najprv vypnúť bránu firewall a po dokončení procesu inštalácie sa znova zapne.

Na druhej strane je prakticky nemožné, aby program pracoval bez dodatočných záplat a programovania, aby umožnil PC-monitorovací softvér pracovať okolo programu. To bude prepichnúť dieru v systéme zabezpečenia, a to bude sieť citlivé na všetky druhy malware, vírusy, spyware a tak ďalej.

Buďte opatrní pri maskovaní vírusov

Mali by ste si byť vedomí skutočnosti, že existuje mnoho nástrojov na sledovanie zamestnancov, ktoré sú vlastne skryté vírusy, a hoci vám môžu poskytnúť funkcie na zaznamenávanie a zaznamenávanie hesiel, budú tiež zhromažďovať údaje v zákulisí a predávať ich na porušenie pravidiel. bezpečnosť organizácie. Väčšina nástrojov na monitorovanie činnosti zamestnancov môže pracovať okolo brány firewall, ale je stále možné, že niektoré hrozby prechádzajú nepozorovane.

Nasadenie softvéru: Cloud a na mieste

Ďalším dôležitým aspektom, ktorý treba zvážiť, je spôsob, akým implementujete softvér. V priestoroch je najčastejšie používanou možnosťou a väčšina nástrojov ju ponúka. To vám umožní hosťovať program a údaje, ktoré zhromažďuje na vašom vlastnom serveri. Toto riešenie vyžaduje trochu viac znalostí IT a nastavenie môže trvať dlhšie. Cloudové riešenia sú na druhej strane ľahšie spravovateľné a dajú sa nastaviť rýchlejšie ako nasadenie na mieste.

Riešenia, ktoré vyhovujú vašim potrebám

Rodičovský softvér a monitorovací softvér sú dve riešenia, ktoré monitorujú používanie osobných počítačov. Obaja sú nainštalované a používané na jednom počítači a nepredstavujú rovnaké hrozby ako nástroje na sledovanie e-mailov, napríklad, ktoré sme už uviedli v práci okolo brán firewall.

Monitorovací softvér a rodičovský softvér sú dodávané s ďalšími možnosťami, ktoré sú určené na zabránenie kybernetickým útokom spolu s nástrojmi na monitorovanie detí a manželov, keď idú online.

Existuje mnoho firiem, ktoré sú tiež na pozore pre e-mailový softvér a pre aplikácie, ktoré monitorujú odchádzajúce a prichádzajúce správy pre spyware, vírusy a trójske kone.

K dispozícii je aj softvér na šifrovanie e-mailov, ktorý môže chrániť osobné údaje a dôležité informácie, keď sa prenášajú príjemcom tretej strany. Takéto nástroje zabezpečia, že k citlivým údajom majú prístup len osoby, ktoré skutočne potrebujú informácie a zároveň ich udržiavajú čo najbezpečnejšie.

Tu je päť najlepších tipov na sledovanie aktivity zamestnancov:

Teramind

Teramind poskytuje softvér, ktorý zefektívňuje proces zhromažďovania užívateľského správania zamestnancov na počítačoch s cieľom identifikovať podozrivú aktivitu, monitorovať efektívnosť a účinnosť, odhaľovať možné hrozby a zabezpečiť dodržiavanie predpisov zo strany priemyslu. Poslaním spoločnosti Teramind je znížiť počet bezpečnostných incidentov poskytnutím prístupu k činnostiam používateľov v reálnom čase prostredníctvom upozornení, upozornení, presmerovaní a uzamknutí používateľov, aby boli podniky a organizácie čo najbezpečnejšie a najefektívnejšie.

Softvér prichádza v možnostiach nasadenia na mieste aj v režime cloud, aby spĺňali požiadavky každej organizácie.

Funkcia Teramind môže úspešne identifikovať, ktorí užívatelia sú pre vašu firmu najrizikovejší, a to pomocou analýzy trendov v ich správaní. Môžete si overiť, aké konkrétne pravidlá porušili, a potom ich vzdelávať, aby sa zabránilo budúcim incidentom.

Pomocou tohto nástroja môžete tiež písať pravidlá, ktoré reagujú na akúkoľvek pozorovateľnú aktivitu používateľa, napríklad blokovanie odosielania e-mailov alebo upozorňovanie na tlač konkrétneho dokumentu. Máte tiež možnosť zaznamenávať a zaznamenávať všetky aktivity a prehrávať ich ako video a analyzovať metadáta relácie.

Ak chcete začať so softvérom, postupujte podľa týchto krokov:

Zaregistrujte sa do Teramind Basic Cloud zamestnaneckého monitorovacieho softvéru zadarmo.
Nainštalujte monitorovacích agentov na počítačoch, ktoré chcete monitorovať, a rozhodnite sa pre možnosti úplného alebo čiastočného riadenia.
Aby ste prispôsobili platformu vašim potrebám, musíte prispôsobiť každé nastavenie upozornenia a monitorovania.
Prístup ku všetkým funkciám z platformy softvéru umožňuje jedinečné monitorovacie funkcie, ktoré zvyšujú bezpečnosť a produktivitu.

HipChat

HipChat funguje veľmi dobre ako doplnkový nástroj pre platformy platformy WorkZone. Jedná sa o nástroj riadenia času, ktorý je v podstate instant messenger, ktorý je postavený na pracoviskách. Budete ho môcť použiť na nastavenie trvalých chatovacích miestností alebo na komunikáciu 1 na 1.

Jednou z jeho najužitočnejších funkcií je kompletná história chatu, a teraz zamestnanci, ktorí zmeškali stretnutie na HipChat, už nebudú musieť prerušiť niekoho iného, aby dohnali, len sa budú musieť znova pozrieť na reláciu a rýchlo ju prechádzať.

Tento softvér na sledovanie času je dôležitým nástrojom na kontrolu denného pracovného výkonu zamestnancov a môže sa ukázať ako príležitosť identifikovať, ktoré stratégie vedú k najväčšej produktivite.

WorkiQ

WorkiQ je nástroj, ktorý sleduje správanie počítačov zamestnancov a poskytuje správy o čase strávenom na neproduktívnych a produktívnych aplikáciách. Prístrojová doska poskytuje jasné vizuály, ktoré vám povedia, ktorí zamestnanci a ktorí sa aktívne podieľajú na ich práci a ktoré sú neustále rozptyľované.

Tento nástroj vám ponúka možnosť kategorizovať všetky druhy činností, sledovať procesy vo všetkých aplikáciách a porovnať, ako rôzni používatelia spracovávajú podobné jednotky práce. Riadiace panely pre správu budú poskytovať nasledujúce výhody:

Identifikácia neproduktívneho správania v momente výskytu
Spotting a tiež odmeňovanie produktívneho správania
Porovnanie skutočnej produktivity zamestnancov vrátane mixu a zložitosti práce zamestnancov
Riadenie vzdialených pracovníkov
Identifikácia špičkových výkonných umelcov, aby bolo možné replikovať ich procesy v čase
Zlepšenie distribúcie práce prostredníctvom identifikácie nedostatočne využívaných zručností alebo prepracovaných zamestnancov

DeskTime

DeskTime je jednoduchá a bezpečná aplikácia na sledovanie času, ktorá vám umožní zvýšiť efektivitu a produktivitu vašej spoločnosti. Pomocou tohto nástroja môžete jednoduchšie sledovať dennú aktivitu, choré listy, prácu nadčas a dovolenky vašich zamestnancov. Budete mať možnosť získať prehľad o pracovnom postupe vášho tímu. Pomocou aplikácie DeskTime môžete sledovať aplikácie, adresy URL a tiež čas v režime offline a môžete tiež pristupovať k podrobným údajom o spôsoboch, ktorými vaši zamestnanci používajú aplikácie a webové stránky a čo robia, keď nie sú online.

Nástroj ponúka automatické snímky obrazovky a sledovače aktivity, ktoré vám umožnia sledovať čas strávený na jednotlivých projektoch. Aplikácia DeskTime poskytuje podrobné informácie a prehľady pre fakturáciu a môžete ju použiť na jednoduché prispôsobenie, prevzatie a odosielanie správ vo formáte CSV, aby ste svojim klientom poskytli čo najpresnejšie informácie o množstve práce a čase strávenom na všetkých projektoch vytvorených podnikom.,

Môžete dohliadať na miestne a vzdialené tímy z vášho mobilného telefónu aj z vašej pracovnej plochy a týmto spôsobom môžete ušetriť čas tým, že sa pozriete na prehľady o výkonnosti vášho podniku, keď ste na cestách. Tím podpory nástroja je k dispozícii prostredníctvom chatu, hlasovej schránky a tiež e-mailu. Tím spoločnosti DeskTime dodržiava bezpečnostné normy odvetvia, aby zabezpečil osobné informácie, ktoré sú im poskytované.

Asan

Asana je nástroj, ktorý ponúka úlohy, projekty, informačné panely a konverzácie s cieľom umožniť tímom pracovať efektívnejšie od začiatku do konca. Môžete ho použiť na zobrazenie postupu pre akýkoľvek projekt bez naplánovania stretnutia o stave alebo bez nutnosti odosielania e-mailov. Pomocou tohto nástroja budete môcť používať vlastné polia na sledovanie všetkého, čo je pre vás veľmi dôležité, či už ide o chyby, uchádzačov o zamestnanie alebo potenciálnych zákazníkov.

Svoje úlohy môžete organizovať do spoločných zoznamov alebo tabuliek pre všetky vaše stretnutia, programy a iniciatívy. Časti a stĺpce vám umožnia prispôsobiť Asanu, aby zodpovedali vašim pracovným tokom a pridali štruktúru všetkým vašim projektom.

Budete môcť rozdeliť prácu úlohy na menšie časti alebo rozdeliť prácu medzi viacero projektov a keď sa jedna úloha stane veľkou a dôležitou iniciatívou, budete ju môcť rýchlo premeniť na projekt.

Správanie zamestnancov je nepredvídateľné a pomocou týchto skvelých nástrojov budete môcť zvýšiť ich efektívnosť pri práci a celkovú produktivitu vášho podniku. Prezrite si všetky z nich a vyberte si svoj obľúbený, podľa svojich potrieb. Zaručujeme vysokú kvalitu pre všetky nástroje, o ktorých sme hovorili vyššie pre monitorovanie činnosti vašich zamestnancov v práci.